¿QUÉ ES WHATSAPP BUSINESS? ¿CÓMO USARLO? BENEFICIOS PARA EMPRESAS

Redactor: Plade Company

Aplicación WhatsApp Business (WhatsApp para Negocios)

Ya todos estamos familiarizados con Whatsapp la app que ha llegado para quedarse entre nosotros y mejorar nuestra comunicación, ahora la misma empresa ha lanzado al mercado una app hermana por no decir gemela, que han llamado WhatsApp Business, diseñado especialmente para empresas, la cual permite tener mejor contacto con los clientes, pero ¿que es Whatsapp Business? una aplicación gratuita de Android que ha sido desarrollada especialmente para pequeñas empresas ya que con esta aplicación, las empresas y negocios pueden interactuar con sus clientes de una forma sencilla, utilizando herramientas para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes. Para empresas que operan a gran escala, cuentan con la API de WhatsApp Business.

El despliegue de WhatsApp Business por los diferentes países se hizo de manera escalonada, y luego de ver su versión Beta, tenemos ya los datos e información del uso. Te las contamos a continuación.

Misma interfaz, distinto perfil

Crear una cuenta en WhatsApp Business es tan fácil como crearla en WhatsApp, una vez que descargamos la aplicación tan solo tenemos que verificar nuestro número de teléfono. El detalle importante es que una vez que comencemos a funcionar, dependerá de WhatsApp y de sus parámetros de verificación el que nos otorgue o no una insignia de cuenta verificada. Es bueno tener en cuenta que WhatsApp no nos permite llevar dos cuentas en un mismo teléfono móvil (aunque existen trucos para hacerlo). Una vez registrados al entrar a la aplicación se pueden apreciar los mismos apartados con las historias, los chats y los ajustes, aunque aquí es donde realmente llegan las diferencias sustanciales.

Respuestas automatizadas

Al entrar en los ajustes de la aplicación es donde nos topamos con las funciones realmente enfocadas a empresas. Tenemos una opción llamada "Ajustes de empresa", valga la redundancia, desde la que podemos acceder a varias opciones. La primera de ellas es el perfil, en el que podemos editar toda la información de interés para nuestros clientes. Aquí se puede añadir nuestra dirección física e incluso ubicarla en el mapa, añadir la actividad de la empresa además de una pequeña descripción escrita por nosotros para aclarar mejor a los clientes cuál es el objetivo de la empresa o negocio.

También permite indicar cuál es el horario comercial y las vías de contacto disponibles para nuestros clientes, como lo son la dirección de correo electrónico y página web (también pueden añadirse los perfiles en redes sociales). Estas opciones generan un hipervínculo que lleva los clientes automáticamente al hacen click.

Mensajes de bienvenida

Con los mensajes de bienvenida se puede crear un mensaje estandarizado que se enviará de manera automática cuando un cliente escriba por primera vez, o cuando no haya existido interacción con el cliente durante más de 14 días y éste escriba. El límite de caracteres es de 200 y pueden añadirse emojis.

Mensaje de ausencia

Esta segunda opción permite crear también mensajes automatizados de hasta 200 caracteres que se enviarán cuando se reciba un mensaje y no estemos disponibles (en el horario que ha sido seleccionado previamente). Es importante señalar aquí que los mensajes de ausencia solo se envían cuando el teléfono tiene conexión a Internet, así que no todo el tiempo lo recibirán los clientes.

Respuestas rápidas

Esta es la última de las opciones y son similares a los atajos del teclado. Son frases que se graban previamente y que después con tan solo escribir una palabra o un carácter se rellenan automáticamente para que no escribir tanto a esa gran cantidad de clientes que una empresa pueda tener, así se evita estar añadiendo una y otra vez. Por ejemplo al añadir "/gracias" para que responda automáticamente un "Muchas gracias por la confianza ha sido un placer atenderle".

Estadísticas

Nos muestra únicamente el número de mensajes enviados, entregados, recibidos y leídos (por nosotros, claro está). Whatsapp Business permite, entre otras cosas, mejorar la comunicación y la transmisión de información entre cliente y empresa, aunque también se puede utilizar como canal de comunicación interna en las empresas y trata de facilitar tantos procesos que a menudo tienen como resultado pérdidas de clientes potenciales por desacuerdos, malentendidos, o falta de información entre ambas partes.

¿Cómo configurar la cuenta de empresa de Whatsapp Business?

En primer lugar, el paso inicial tras descargar gratuitamente la app de Whatsapp Business es configurar el perfil de tu empresa:

- Definir correctamente el nombre de la empresa (después no se podrá modificar)

- Determinar la ubicación exacta de la empresa.
- Establecer el enlace a la página web de la empresa.
- Definir la oferta (productos/servicios) con los que satisfacemos las necesidades de los clientes.
- Horario de apertura.

Completando correctamente el perfil de la empresa, se conseguirá que los potenciales clientes te encuentren con mayor facilidad.

Es muy importante que con el tema del nombre de la cuenta se debe tener especial cuidado. Whatsapp Business, como medida de seguridad, no acepta cambios de nombres de la cuenta de las empresas una vez establecidos, por lo que es mejor asegurarse de escribir el nombre adecuado.

Las ventajas de Whatsapp Business

- Integrar líneas de teléfono fijo a la cuenta: Whatsapp Business ha ofrecido esta posibilidad sabiendo que muchas empresas actualmente las continúan utilizando para comunicarse con sus clientes, y viceversa.

- El envío de mensajes es de forma automatizada: Una vez registrada la empresa en la app se tiene la posibilidad de automatizar mensajes de bienvenida a los usuarios que contactan por primera vez. Para ello, Whatsapp recomienda utilizar la versión de escritorio (Whatsapp Web) desde la que es más fácil segmentar y determinar la automatización de los mensajes a enviar a los usuarios.

- El valor añadido de ser Whatsapp: la rapidez y la facilidad para intercambiar información con los clientes, sería el valor añadido que Whatsapp Business supondría para esta empresa o solucionar el mayor de los problemas de los Ecommerce: el abandono de carritos. Aquí tendríamos la posibilidad de preguntarle al cliente, en tiempo real, el porqué de abandonar su carrito. Probablemente, dicho cliente contaría su problema, se podría resolver y evitar que le pudiera ocurrir a otro cliente.

¿Cómo acceden los clientes a tu Whatsapp Business?

Otro factor clave de Whatsapp Business es que los clientes, para encontrar a las empresas, no tienen que descargar absolutamente nada. El cliente o usuario de Whatsapp, utilizando su propia cuenta personal, añade el contacto de la empresa como si fuera el de una persona normal. Tras ello, se busca en la lista de contactos y se inicia una conversación en tiempo real con la empresa.

¿Cómo verificar tu empresa en Whatsapp Business?

La realidad es que no existe un soporte ni una manera de promover la verificación de nuestra propia cuenta de empresa en Whatsapp Business. No obstante, Whatsapp ha anunciado que hará especial hincapié en la verificación de las cuentas oficiales de las empresas de cara a minimizar las probables apariciones de cuentas falsas, así que esperemos por ello. Por otro lado, Whatsapp Business permitirá a los usuarios deshabilitar las notificaciones de cuentas de las que no quieran recibir mensajes, y viceversa.

Whatsapp Business sin SPAM

Esta nueva revoluciona en materia de captación de clientes como de atención al consumidor. Mejora las relaciones entre las empresas y los clientes, facilita la comunicación y repercute en las ventas.

Expertos del sector anuncian que una mala utilización del servicio puede acarrear el cierre de la cuenta. Whatsapp Business censurará un envío excesivo de mensajes sin sentido o sin segmentar, lo que puede suponer el enfado de los usuarios y la consiguiente disminución de clientes.

Por último, Whatsapp no quiere convertir Whatsapp Business en un canal de SPAM. Y lo hará regulando las cuentas de empresas que abusen de los mensajes hacia los clientes.

WhatsApp Business ya es oficial en un buen número de países, lo que significa que lo puedes descargar desde Google Play y empezar a usarlo en tu empresa para comunicarte con los clientes.

PASOS A SEGUIR PARA INSTALAR WHATSAPP BUSINESS

1. Descarga WhatsApp Business

Instalación: Lo primero que necesitas es obviamente la aplicación oficial. Es una aplicación distinta y separada del WhatsApp normal llamada WhatsApp Business o WhatsApp para Negocios, que puedes encontrar aquí.

A continuación abre la aplicación y pulsa Aceptar y continuar. Si pulsas el otro botón, No tengo un negocio, la aplicación se cierra automáticamente, y es que debemos recordar que no es una aplicación para el gran público, sino para que las empresas se comuniquen con los clientes.

2. Acepta los permisos

- Permisos: Son solo dos de entrada que debes aceptar:
- Acceder a imágenes, contenido multimedia y archivos del dispositivo: necesario para enviar fotos, guardar las fotos que recibes y cambiar tu foto de perfil.
- Acceder a tus contactos: necesario para que puedas chatear con las personas que tienes en tu lista de contactos del móvil.

3. Verifica tu número de teléfono

Se verificará el que está registrado a nombre de tu empresa. Primero elige el país, si no es correcto, y después introduce tu número de teléfono. El código de país se rellena automáticamente, así que no deberías necesitar cambiarlo. Cuando lo tengas, pulsa Siguiente.

Si ese número de teléfono ya estaba registrado en una cuenta de WhatsApp normal, recibirás una ventana de aviso como la anterior. Un único número se puede usar o en WhatsApp normal o en WhatsApp Business, así que si quieres usarlo en WhatsApp Business deberás pulsar Continuar para confirmar el cambio.

En este punto podrás otorgar un nuevo permiso a la aplicación para leer tus SMS. Este permiso es opcional y se usa para verificar el número de teléfono automáticamente. Si no te convence la idea, siempre puedes hacerlo tú manualmente, introduciendo el código que recibirás por SMS. En unos segundos recibirás el SMS y ya tendrás tu cuenta registrada en WhatsApp Business.

4. ¿Copia de seguridad?

Al igual que la versión "normal" de WhatsApp, en WhatsApp Business puedes restaurar una copia de seguridad en Google Drive, si estaba activada para ese número de teléfono. 5. Tu nombre y foto

5. Cambia tu estado

Ajustes: Esta opción permite personalizar un poco el perfil para incluir más información sobre tu empresa y diferenciarlo más de un perfil normal. Para ello deberás ir a los ajustes de WhatsApp, primero pulsando el botón de menú (los tres puntos verticales).

6. Rellena el perfil de la empresa

El perfil de empresa en WhatsApp Business consta de una serie de elementos que puedes rellenar, si así lo deseas.

- Foto: Si quieres cambiar la foto de perfil de tu negocio, haz clic sobre la foto actual.
- Dirección de la empresa: la dirección en palabras de la empresa. Rellenarla en texto no la actualiza en el mapa, que funciona por separado. Si quieres ubicarla en el mapa, debes pulsar Elige una ubicación en el mapa.
- Categoría de la empresa: Elige qué categoría representa mejor a tu empresa (alimentos, banca, belleza, entretenimiento, educación...)
- Descripción de la empresa: Si lo deseas, puedes añadir un texto, que puede ser largo, hablando de tu negocio.
- Horario comercial: una información muy útil para los clientes es el horario comercial. Puedes elegir entre siempre abierto, solo con cita o personalizado.
- Correo electrónico: Indica aquí la dirección de correo electrónico que quieres que los clientes usen para contactar con tu negocio.
- Web: Puedes añadir hasta dos direcciones web relacionadas con tu empresa.

Cuando lo tengas listo, pulsa Guardar y ya tendrás tu cuenta de WhatsApp Business creada, configurada y lista para usar para comunicarte con tus clientes de forma más eficaz y optimizada que con la versión normal.